スカウト後の候補者を段で追う、面談につながる人の見分け方

この記事は、note「SNS採用ラボ」にも載せています。

声をかけたあと、誰がどこにいるか分かりますか

スカウトなどで、こちらから声をかける採用を始める会社が増えています。最初の数名なら、誰に送ったか覚えていられます。ところが人数が増えると、「あの人に返事をしたか」「この人は面談の日程が決まったか」が分からなくなっていきます。

面談の日程を決めたはずの人が、誰の予定にも入っていなかった。声をかける手間をかけたのに、その先で取りこぼすのはもったいないことです。

この記事では、声をかけた人を段で追う方法と、面談につながる人の見分け方をお伝えします。

6つの段に分ける

声をかけた人を、次の6つの段のどこかに必ず置きます。

大切なのは右の列です。「次の段へ進める条件」を先に決めておくと、担当者によって段の付け方がばらばらになりません。

段は「事実」で動かす

段を動かすのは、担当者の感触ではなく、起きた事実です。

• 「感じのいい返事が来た」では動かしません。「面談をしたいと返事があった」で動かします
• 「たぶん来てくれそう」では動かしません。「日程が決まった」で動かします

事実で動かすと、週に一度、段ごとの人数を数えたときに数字がそのまま信じられます。「接触中」が多いのに「面談調整中」が少なければ、最初の連絡のあとで止まっていることが分かります。

面談につながる人の返事の見分け方

「接触中」の人の中でも、面談につながりやすい人には、返事に共通する特徴があります。次のような返事は、早めに面談の提案をする合図です。

1. 質問が入っている　仕事の中身や働き方について、具体的に尋ねてくる
2. 自分の時期を書いてくる　「来月なら」「年明けから考えている」など、自分の予定を書いてくる
3. 自分の経験と結びつけてくる　「前の職場で◯◯をしていたので」と、自分の話をしてくる

逆に、お礼だけの短い返事は、まだ様子を見ている段階かもしれません。その場合は面談を急がず、相手の質問に答える形でやり取りを続けます。

これは見分けの目安であって、断定ではありません。返事の短さは、忙しさや人柄によることもあります。合図が無い人を後回しにはしても、名簿から外す理由にはしないでください。

止まった人には日付を残す

どの段にも、動かなくなる人が出てきます。止まった人には、次の2つを残します。

• 最後にやり取りした日
• 次に連絡する日

「接触中」のまま2週間たったら1回だけ連絡する、のように、社内で決まりを作っておくと迷いません。追いかけるのは1回までにし、返事が無ければ、次に連絡する日を半年後などに置き直します。

「連絡は不要です」と言われた方には、その日のうちに記録に残し、以後連絡しません。

週に一度、段ごとの人数を見る

段で追う形ができたら、週に一度、決まった曜日に段ごとの人数を数えます。表に書くのは次の列だけです。

見るのは、人数が増え続けている段です。「接触中」が増え続けているなら、最初の連絡のあとのやり取りで止まっています。「面談済」が増え続けているなら、面談のあとの判断で止まっています。

止まっている段が分かれば、直すところも1つに絞れます。全部を一度に直そうとせず、その週は1つの段だけを見直します。

まとめ

• 声をかけた人を、未接触から採用までの6つの段に置きます
• 段ごとに「次へ進める条件」を先に決めます
• 段は感触でなく、起きた事実で動かします
• 質問・時期・自分の経験が入った返事は、面談を提案する合図です
• 止まった人には、最後の日と次に連絡する日を残します
• 週に一度、段ごとの人数を数え、増え続けている段を1つだけ直します