内定辞退した人に、半年後に声をかける時期と一文

2026.10.10

この記事は、note「SNS採用ラボ」にも載せています。

辞退の連絡で、関係を閉じていませんか

内定辞退の連絡を受けた日、多くの会社は「承知しました」と返して、その人の記録を閉じます。こうして、一度は内定を出すほど評価した人の記録が眠っていきます。

内定を辞退した人は、会社のことを最後まで調べ、面接で話をし、入社を真剣に考えた人です。辞退は「今回は選ばなかった」という結果で、会社を嫌いになったという意味ではありません。

この記事では、もう一度声をかける時期の決め方と、最初の一文の書き方をお伝えします。

半年後に声をかけられるかどうかは、辞退の連絡を受けた日にほぼ決まります。その日のうちに、次の3つを記録に残してください。

3つ目は、辞退の連絡への返事に一文添えるだけで聞けます。「はい」と返ってくれば、次に声をかけるときの迷いが消えます。「連絡は不要です」と返ってきたら、その方には今後連絡しません。

「半年後」はあくまで目安です。いつ声をかけるかは、辞退の理由から逆算します。

ポイントは、会社の都合ではなく相手の状況で時期を決めることです。採用を急いでいるからといって、他社に入社して1か月の人に声をかけても、相手は動けません。

理由が2つ重なっている場合もあります。たとえば「条件が合わず、今の会社に残った」なら、会社側の条件が変わっていなければ、声をかけても同じ理由で止まります。重なっているときは、表の中で遅いほうの時期に合わせます。

時期を決めても、半年後に思い出せなければ意味がありません。辞退者の記録に、次の列を足しておきます。

月に一度、「次に声をかける日」が今月の人を抜き出します。担当者が替わっても、この列が残っていれば引き継げます。

声をかける前に、応募のときにお知らせした個人情報の利用目的を見直してください。今後の採用のご案内に使うことが含まれているかを確かめます。含まれていない場合や判断に迷う場合は、社内の担当部署や専門家に確認してから進めます。

あわせて、「連絡は不要です」と言われた方が名簿に残っていないかを確かめます。

一文目には、いつ・何の選考で会ったかを書きます。二文目からは、辞退の理由ごとに伝えることを変えます。

「◯年◯月に、◯◯職で内定をお出しした株式会社◯◯の◯◯です。新しい職場でのご活躍を願っております。当社で◯◯の募集を始めたため、ご関心があればと思いご連絡しました。いまのお考えをお聞かせいただけるだけでもうれしいです。」

「◯月の選考の際、◯◯の点で迷われていたと伺いました。その後、当社では◯◯が変わりました。いまのご状況だけでも、お聞かせいただけませんか。」

変わっていないことを、変わったように書かないでください。何も変わっていなければ、「変わったこと」の一文は省きます。

「◯月の選考では、◯◯の条件でご期待に沿えず、申し訳ありませんでした。その後、当社では◯◯を見直しました。改めてお話を伺える機会をいただけないでしょうか。」

追いかけるのは1回までにします。間隔は1週間ほどあけ、それでも返事が無ければ、次に声をかける日を半年後に置き直します。何度も送ると、次の機会まで失います。