この記事は、note「SNS採用ラボ」にも載せています。
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スカウトメールに返信が来たら、3通で面談につなぐ
「せっかく返事が来たのに、日程のやり取りが何往復も続いて、そのうち返事が途切れてしまった」。スカウトを始めた会社から、よく伺うお悩みです。
返事が来たあとのやり取りは、短いほど面談につながります。目安は、次の3通で終えることです。
- お礼と、聞かれたことへの答え、日程の候補を2つ
- 日程が決まった連絡と、当日の案内
- 前日の短い連絡
この記事では、返事の種類ごとに1通目の例文を4つ、続けて2通目と3通目の例文をお見せします。
1通目は、返事の種類で変える
前向きな返事は、おおむね次の4つに分かれます。
- 「会ってみたい」と返ってきた
- 質問だけが返ってきた
- 給与などの条件を先に聞かれた
- 「いまは考えていないが、話は聞いてみたい」と返ってきた
例文1：「会ってみたい」と返ってきたら
ご返信ありがとうございます。お話しできるのを楽しみにしています。
次のどちらかで、ご都合はいかがでしょうか。
・◯月◯日（火）19:00〜19:30
・◯月◯日（木）12:00〜12:30
オンラインで、当社の営業責任者の◯◯がお話しします。選考ではありませんので、準備は要りません。
どちらも難しければ、ご都合のよい日時を2つほどお知らせください。
今の職場で働いている人には、夜や昼休みなど、動きやすい時間を候補に入れます。
例文2：質問だけが返ってきたら
ご質問ありがとうございます。担当していただくお客様は、いまは◯社ほどで、多くは◯年以上お付き合いのある会社です。
文字では伝えきれないところもあるので、もしよければ30分ほど、実際の1週間の流れをお話しできます。◯日か◯日はいかがでしょうか。
もちろん、ご質問だけでも構いません。
質問への答えを後回しにして、日程だけを送らないことが大切です。答えてもらえない会社だと受け取られます。
例文3：条件を先に聞かれたら
ご質問ありがとうございます。給与は、ご経験に応じて◯◯万〜◯◯万円の幅で決めています。
細かいところは、これまでのお仕事を伺ってからのほうが正確にお伝えできます。30分ほどお話しできる日を、◯日か◯日でいただけませんか。
条件をはぐらかすと、それだけで信頼が下がります。分かる範囲を先に答え、残りは会って伝えます。
例文4：「いまは考えていないが、話は聞いてみたい」と返ってきたら
正直に教えてくださり、ありがとうございます。転職のご相談ではなく、仕事の話として30分お話しできればうれしいです。
ご都合がよければ、◯日か◯日の夜はいかがでしょうか。
この返事には、選考や応募の言葉を使いません。仕事の話をする時間であることを、もう一度伝えます。
2通目：日程が決まったら
◯月◯日（火）19:00から、よろしくお願いいたします。
当日は、こちらのリンクからお入りください：（リンク）
お話しするのは、当社の営業責任者の◯◯です。30分で終わります。
ご都合が悪くなったときは、このメッセージへの返信でお知らせください。
日時・入り方・誰が話すか・何分か・変えたいときの連絡先。この5つが1通に入っていれば、当日に迷いません。
3通目：前日に送る
明日19:00からのお時間、よろしくお願いいたします。リンクは前回お送りしたものです。お会いできるのを楽しみにしています。
前日の連絡は、念押しではなく、楽しみにしていることを伝える一言にします。
返すときに気をつけること
- 返事が来たら、その日のうちに返す
- 日程は2択で、相手が動ける時間から出す
- この段階で、履歴書や職務経歴書を求めない
- 返事が来た人は「接触中」から「面談調整中」へ、日程が決まったら日付を記録する
面談の前日までに、やり取りの内容と、相手が公開している仕事の情報を、会う人に渡しておきます。同じことを二度聞かずに済みます。
記録があると、返事が来たのに日程が決まっていない人を、週に一度見つけられます。
まとめ
- スカウトメールに返信が来たら、3通で面談につなぎます
- 1通目は返事の種類で変えます。質問と条件には、先に答えます
- 「いまは考えていない」人には、選考の言葉を使わず、仕事の話として誘います
- 2通目に、日時・入り方・誰が話すか・何分か・変えたいときの連絡先を入れます
- 前日は短い一言を送ります
- その日のうちに返し、段を動かして記録を残します