不採用通知の書き方で、次に会えるかが決まる

この記事は、note「SNS採用ラボ」にも載せています。

見送りの連絡が、最後の連絡になっていないか

選考で見送る方への連絡は、多くの会社で定型の文面になっています。「慎重に検討した結果、今回はご期待に沿えない結果となりました。今後のご活躍をお祈りしております。」

この文面に誤りはありません。ただ、読んだ側は「この会社とはこれで終わり」と受け取ります。半年後に別の職種で声をかけたくなっても、最後の連絡がこの一通だと、こちらも切り出しにくくなります。

いい人だったけれど、今回の職種には合わなかった。そうした方に次の募集で会えるかどうかは、見送りの連絡の書き方で変わります。

次に会える連絡に入れる3つ

見送りの連絡に、次の3つを足します。どれも一文で済みます。

1. 具体的なお礼　面接で伺った話を1つ挙げて、時間を割いてもらったことへのお礼を書きます
2. また声をかけてよいかの確認　「今後、別の募集でご案内してもよろしいでしょうか」と尋ねます
3. 断り方の案内　「ご案内が不要な場合は、このメールへの返信でお知らせください」と添えます

2と3は組で入れます。尋ねるだけで断り方が無いと、相手は返事に困ります。断り方が書いてあれば、返事が無い人にも次に声をかけやすくなります。

3つを足しても、連絡の長さは数行増えるだけです。見送りの連絡は、選考の中で会社が最後に送る一通です。次に声をかけるときは、この一通の続きから話すことになります。

入れないほうがよいこと

足すものと同じくらい、入れないものも大切です。

• 評価の断定　「◯◯の経験が足りませんでした」と書くと、次に声をかけたときに矛盾します
• 次の約束　「次の募集では必ずご連絡します」と書くと、守れなかったときに信頼を失います
• 長い説明　見送りの理由を細かく書くほど、相手は読むのがつらくなります
• ほかの応募者との比較　「より経験のある方がいたため」は、相手には変えようのない理由に聞こえます

伝えるのは「今回の募集とは合わなかった」という事実と、お礼と、次の可能性だけで十分です。

文例：面接のあとで見送る場合

「◯月◯日は、面接のお時間をいただきありがとうございました。◯◯のお話が、強く印象に残っております。

慎重に検討いたしましたが、今回の◯◯職の募集では、ご期待に沿えない結果となりました。

今後、別の職種の募集を始めた際に、改めてご案内してもよろしいでしょうか。ご案内が不要な場合は、このメールにご返信いただければ、以後のご連絡は控えます。」

文例：書類選考で見送る場合

「このたびは、◯◯職の募集にご応募いただきありがとうございました。

慎重に検討いたしましたが、今回の募集では、ご期待に沿えない結果となりました。

今後、ご経験に合う募集を始めた際に、改めてご案内してもよろしいでしょうか。ご案内が不要な場合は、このメールにご返信いただければ、以後のご連絡は控えます。」

書類だけでは、印象に残った話を書くのは難しいものです。その場合はお礼を短くし、また声をかけてよいかの確認と断り方だけは必ず残します。

文面は定型でかまいません。ただ、面接まで進んだ方には、1行だけでもその人に向けた言葉を入れてください。その1行は、次に声をかけるときの手がかりにもなります。

送ったあと、名簿に残す4つの列

連絡を送ったら、その日のうちに記録へ4つの列を足します。

「印象に残った点」は、次に声をかけるときの一文目になります。「◯月の面接で伺った◯◯のお話が印象に残っており」と、前回の続きから書き出せます。

次の募集で声をかける前に

半年後、別の職種の募集を始めたら、「合いそうな職種」の列で絞り込みます。声をかける前に、応募のときにお知らせした個人情報の利用目的に、今後の採用のご案内が含まれているかを確かめてください。判断に迷う場合は、社内の担当部署や専門家に確認してから進めます。

「ご案内は不要」と返ってきた方は、その時点で名簿から外しておきます。

まとめ

• 定型の見送りの連絡は、相手に「これで終わり」と伝わります
• お礼・また声をかけてよいか・断り方、の3つを一文ずつ足します
• 評価の断定、次の約束、長い説明は入れません
• 送った日に、印象に残った点と合いそうな職種を記録します
• 次に声をかける前に、応募時の利用目的を確かめます