面接辞退のメールが来たら ── 企業側の返信例文と次につなぐ一文

2026.11.08

この記事は、note「SNS採用ラボ」にも載せています。

辞退のメールに、どう返していますか

「面接の前日に辞退のメールが来た。何と返せばいいか分からず、『承知しました』だけ送った」。採用担当の方から、よく伺うお悩みです。

面接を辞退した人は、一度は自社に応募してくれた人です。今回は時期や条件が合わなかっただけで、半年後には事情が変わっているかもしれません。

この記事では、面接辞退のメールへの返信例文を、辞退の言い方ごとに4つお見せします。どれにも、次の募集につなぐ一文を入れています。

返信は短くて構いません。入れるのは次の3つです。

3つ目は、「送ってよいか」を尋ねる形ではなく、「希望される場合だけ、ひと言ください」と書きます。返事をした人にだけ、次のお知らせを送ります。黙っている人に送り続けることがなくなり、迷いません。

ご連絡いただき、ありがとうございます。新しいお仕事が決まられたとのこと、おめでとうございます。
面接は取り消しました。どうぞお気になさらないでください。
今後、当社で◯◯職などの募集を始めたときにお知らせを希望される場合は、このメールにひと言ご返信ください。

決まったことを祝う一言を、最初に置きます。

ご連絡ありがとうございます。よく考えてのご判断だと思います。
面接の予定は取り消しました。
時期が変わってまたお話を聞いてみたくなったら、いつでもこのアドレスにご連絡ください。次の募集のお知らせを希望される場合も、ひと言いただければお送りします。

今の会社を選んだ人には、こちらから時期を決めません。相手から連絡できる入口だけ残します。

ご連絡ありがとうございます。ご事情、承知しました。
◯◯の点は、今回の募集では変えられず、申し訳ありません。
今後、条件の違う募集を始めることがあれば、お知らせを希望される場合だけ、ひと言ご返信ください。

変えられないことを、変えられるように書かないことが大切です。

ご連絡いただき、ありがとうございます。面接の予定は取り消しました。
応募のときに当社を選んでくださったこと、ありがたく思っています。
次の募集のお知らせを希望される場合は、このメールにひと言ご返信ください。

理由は尋ねません。書かれていないこと自体が、本人の答えです。

返信を送ったら、応募者の記録に次の3つを足します。

次の募集を始めるとき、3が「希望」の人に先にお知らせします。2の理由が「条件や勤務地」なら、その点が変わった募集のときに、最初の一文で何が変わったかを伝えられます。

面接を担当する予定だった社員にも、辞退を伝えます。予定を空けて書類を読んでいた人です。

伝えるのは、取り消しの連絡だけでなく、本人が書いた理由も1行添えます。

◯日の面接は、ご本人の辞退で取り消しになりました。理由は「勤務地が合わない」とのことです。

辞退の理由が続けて同じなら、面接の前の段で伝えていることを見直す手がかりになります。会う予定だった人がその流れを知っていると、次の募集で同じ人に再び会うときも、前回の続きから話せます。