内定辞退の理由の聞き方 ── 次の採用に生かす質問と記録

この記事は、note「SNS採用ラボ」にも載せています。

「総合的に判断しました」しか残らない

「内定辞退の理由を聞いたが、『総合的に判断しました』と返ってきて、それ以上は聞けなかった」。中途採用を続けている会社から、よく伺うお悩みです。

内定辞退の理由は、聞き方しだいで、次の採用に生かせる材料になります。反対に、引き止めと一緒に聞くと、本当の理由は出てきません。

この記事では、内定辞退の理由を聞く前に決めること、3つの質問と例文、記録の型と生かし方をお伝えします。

聞く前に決める3つ

誰が聞くか

面接官や、入社後に上司になる予定だった人は避けます。本人が「この人には言いにくい」と感じるからです。採用担当が聞くのが基本です。

いつ聞くか

辞退の連絡を受け、それを受け止める返事を送ったあとに、1回だけ聞きます。引き止めの話と同じ連絡で聞くと、理由を言うことが交渉の材料に見えてしまいます。

どの形で聞くか

メールの返信で尋ねるか、本人がよければ5分ほどの電話にします。どちらにするかは、本人に選んでもらいます。

内定辞退の理由を聞く3つの質問

「なぜ辞退したのですか」とは聞きません。責められているように聞こえ、「総合的に」と返すしかなくなります。代わりに、次の3つを聞きます。

1. 最後に決め手になったのは、どんな点でしたか
2. 選考の中で、当社について分かりにくかったことはありましたか
3. もっと早く知りたかったことは、ありましたか

1は、相手の決め手を聞く質問です。自社の足りないところを聞くより、答えやすくなります。2と3は、自社の伝え方を聞く質問です。次の採用で直せるのは、たいていこの2つから出てきます。

例文：理由を尋ねるメール

ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございました。ご判断、承知しました。
もし差し支えなければ、今後の採用の参考に、次のうち答えやすいものだけ教えていただけないでしょうか。
・最後に決め手になったのは、どんな点でしたか
・選考の中で、当社について分かりにくかったことはありましたか
・もっと早く知りたかったことはありましたか
もちろん、ご返信がなくても構いません。これまでお時間をいただき、ありがとうございました。

答えやすいものだけ、と書くと、1つだけでも返ってきやすくなります。

「総合的に判断しました」と返ってきたら

それ以上は聞きません。「総合的に」は、言いたくないという答えでもあります。

記録には「総合的に判断（詳しくは記載なし）」とそのまま書きます。空欄にしないのは、あとで並べたときに、理由を聞けなかった人の数も見えるようにするためです。

記録の4つの列

答えは、本人の言葉のまま、次の4つの列に分けて残します。

辞退した日と、また連絡してよいかの答えは、辞退者の記録にある列に足します。

3か月ごとに並べて、次の採用に生かす

3か月に一度、記録を並べます。人数が少ないうちは、傾向ではなく、1件ずつ読みます。

• 分かりにくかった点が同じなら：次の面接で、その場面を先に見せます。たとえば「最初の3か月の仕事」なら、配属先の社員から話してもらう時間を作ります
• 相手の決め手に、自社にもあるものが出てきたら：面接で伝えていなかった可能性があります。次から、面接で確かめる点と伝える点に加えます
• 迷い始めた段が同じなら：その面接の進め方を見直します

本人の言葉は、半年後にもう一度声をかけるときの手がかりにもなります。決め手が「任される範囲」だったなら、そこが変わったときが連絡の時期です。

まとめ

• 内定辞退の理由は、引き止めと切り離し、受け止めの返事のあとに1回だけ聞きます
• 聞くのは採用担当。面接官や上司になる予定だった人は避けます
• 「なぜ」ではなく、決め手・分かりにくかった点・早く知りたかったことの3つを聞きます
• 「総合的に判断」と返ってきたら、それ以上は聞かず、そのまま記録します
• 4つの列に残し、3か月ごとに並べて、面接で見せる場面と次に声をかける時期に生かします