不採用の人をタレントプールに残す ── 連絡してよいかの確かめ方

2026.11.08

この記事は、note「SNS採用ラボ」にも載せています。

名簿はあるのに、開けない

「見送った人の中に、別の職種ならぜひ会いたい人がいる。でも、連絡してよいのか分からず、名簿を開けずにいる」。採用担当の方から、よく伺うお悩みです。

不採用にした人をタレントプールに残すこと自体は、難しくありません。迷うのは、次に連絡してよいかです。

この記事では、連絡してよいかを確かめる3つの場所と、記録の残し方をお伝えします。

職業安定法の第5条の5は、労働者の募集を行う者に、応募者の個人情報を、業務の目的を明らかにして集め、その目的の範囲内で保管し、使うよう定めています。本人の同意がある場合などは、この限りではないとしています。

つまり、応募のときに「今回の選考」だけを目的として伝えていたなら、次の募集のご案内に使うには、本人の同意が要ると考えるのが安全です。具体的な判断に迷うときは、社内の担当部署や専門家に確認してから進めます。

出典：職業安定法第5条の5（新潟ハローワーク「職業安定法（抜粋）」で条文を確認）

https://jsite.mhlw.go.jp/niigata-hellowork/jigyounushi/kousei_saiyou/kojinjouhou/anteihou.html

連絡してよいかは、次の3つの場所で確かめます。

1つだけでは足りません。入口で伝えていても、見送りの連絡で「不要です」と言われることがあります。

応募フォームや採用ページの、個人情報の扱いの欄に、次のような一文を入れます。

いただいた情報は、今回の選考と、今後の採用に関するご案内に使います。今後のご案内を希望される方は、下の欄にチェックを入れてください。

チェックは、最初から入れておかないでください。本人が自分で入れたかどうかが、あとで確かめる手がかりになります。

見送りの連絡では、次の募集のご案内を希望するかを尋ねます。入口でチェックを入れていた人にも尋ねます。選考を終えて、気持ちが変わっていることがあるからです。

「希望される場合はご返信ください」と、希望する人に答えてもらう形にすると、記録が迷いません。

確かめたことは、名簿に次の4つの列で残します。

「確かめた方法」に文面の版を書くのは、あとで応募フォームの文を変えたとき、どの文で同意をもらったかが分からなくなるからです。

次の募集を始めたら、連絡する前に、名簿で4つを確かめます。

1つでも当てはまらなければ、その人には送りません。期間を過ぎた人は、名簿から外すか、社内の決まりに沿って扱います。

連絡するときは、一文目で、なぜ連絡できるのかを伝えます。

◯月の選考の際、今後の募集のご案内を希望するとお返事をいただいていたので、ご連絡しました。株式会社◯◯の◯◯です。

最後に、止め方も添えます。「今後のご案内が不要になりましたら、このメールにひと言ご返信ください」。返事が来たら、その日のうちに名簿から外します。

SOCIAL RECRUITでは、過去の応募者のデータを取り込み、一人ずつの文面でもう一度声をかけられます。この記事の手順と合わせると、次の順になります。

同意の記録と、送る前の確かめは、この記事の名簿で行います。取り込むのは、その確かめを通った人だけです。