採用説明会で会った人を、次の採用の名簿に残す

2026.10.11

この記事は、note「SNS採用ラボ」にも載せています。

説明会の名簿は、その回で終わりがち

会社説明会や業界のイベントで、採用の話をする機会があります。熱心に質問してくれた人、終わってから話しかけてくれた人。その場では「いい出会いだった」と感じます。

ところが、説明会の名簿はその回の連絡に使われたあと、フォルダの奥にしまわれがちです。半年後に募集を始めたとき、あの人の連絡先がどこにあるか分からない、ということが起きます。

この記事では、説明会で会った人を、次の募集で声をかけられる名簿に残す方法をお伝えします。

名簿に残せるかどうかは、受付で決まります。申し込みの画面や受付の用紙で、次の4つを聞いておきます。

4つ目が最も大切です。何のために連絡先を使うのかをその場でお知らせし、案内を送ってよいかを本人に選んでもらいます。この答えが無いと、次の募集で声をかけるときに迷うことになります。

名刺を受け取った場合も同じです。その場で「今後、採用のご案内をお送りしてもよろしいですか」と一言確かめ、答えを名刺の裏などに書いておきます。

説明会が終わったら、その日のうちに、話をした人について担当者が1行ずつ書き足します。

この1行が、半年後に声をかけるときの一文目になります。数日たつと、誰と何を話したかは思い出せなくなります。その日のうちに書くのがこつです。

説明会のたびに名簿の形が違うと、あとで集めるときに手間がかかります。どの回でも同じ列で残します。

「ご案内の可否」が「不可」の方には、次の募集でも声をかけません。「未確認」の方は、声をかける前に社内で扱いを確認します。

募集を始めたら、「関心のある職種」と「考えている時期」で名簿を絞り込みます。「半年以内」と答えていた方が、ちょうど時期を迎えているかもしれません。

一文目は、どこで会ったかから始めます。

「◯月の会社説明会でお会いした株式会社◯◯の◯◯です。その際、◯◯についてご質問をいただいたのが印象に残っております。今回◯◯職の募集を始めたため、ご案内をお送りしました。」

担当者が当日に書き足した1行を、ここでそのまま使います。

声をかける前には、名簿の「ご案内の可否」を必ず見直してください。受付でお知らせした利用目的に、今後の採用のご案内が含まれているかも確かめます。判断に迷う場合は、社内の担当部署や専門家に確認してから進めます。

名簿に残すのは、会場の説明会で会った人だけではありません。

入口がいくつあっても、名簿は1つにまとめます。入口ごとに別の表があると、同じ人に別々の担当者から連絡が届くことがあります。どの入口から来たかは、「会った日・場所」の列で分かるようにします。